BOFIP - bulletin officiel - 1-1-2

XIII. Droit de communication en matière de logiciels de comptabilité ou de gestion et de systèmes de caisse

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En application de l'article L. 96 J du LPF, les entreprises ou opérateurs qui conçoivent ou éditent des logiciels de comptabilité ou de gestion ou des systèmes de caisse ou interviennent techniquement sur les fonctionnalités de ces produits, affectant la tenue des écritures du livre-journal, doivent présenter à l'administration fiscale tous codes, données, traitements ou documentation qui se rattachent à ces produits.

Ce droit de communication s'exerce sur demande de l'administration fiscale. Les personnes visées par ce droit de communication n'ont donc pas à communiquer spontanément les documents et renseignements se rattachant aux logiciels et systèmes de caisse précités.

Ce droit de communication s'applique aux demandes adressées par l'administration fiscale à compter du 8 décembre 2013, date d'entrée en vigueur de l'article 20 de la loi n° 2013-1117 du 6 décembre 2013 relative à la lutte contre la fraude fiscale et la grande délinquance économique et financière.

A. Champ d'application du droit de communication
1. Produits visés par le droit de communication
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Le droit de communication vise tout matériel qui permet d'automatiser des calculs et de mémoriser des opérations d'encaissement : les logiciels de comptabilité, les logiciels de gestion et les systèmes de caisse.

Le droit de communication concerne tout d'abord les logiciels de comptabilité et les logiciels de gestion. Un logiciel de comptabilité est un programme informatique permettant à un appareil informatique (ordinateur) d'assurer tout ou partie des tâches de la comptabilité d'une entreprise en enregistrant et traitant toutes les transactions réalisées par l'entreprise dans différents modules fonctionnels (comptabilité fournisseurs, comptabilité clients, paie, grand livre, etc.).

Un logiciel de gestion est un programme informatique permettant à un appareil informatique (ordinateur) d'assurer des tâches de gestion commerciale : gestion automatisée des devis, des factures, des commandes, des bons de livraison, suivi des achats et des stocks, suivi du chiffre d'affaires, etc.

Sont ainsi concernés par le droit de communication tous les logiciels de type « gestion et encaissement » qui permettent le pilotage et la gestion des activités de vente et d'encaissement par l'utilisation de terminaux de vente dédiés ou non dédiés, quelles que soient les modalités de leur mise sur le marché (vente, location, mise à disposition de toute autre manière, etc.).

Le droit de communication concerne toutes les versions du logiciel soumises à l'obligation triennale de conservation de la documentation y afférente (BOI-CF-COM-10-10-30-10 au I § 55).

Le droit de communication concerne également les systèmes de caisse. On entend par système de caisse un système d'information doté d'un ou plusieurs logiciels permettant l'enregistrement des opérations d'encaissement.

On distingue notamment trois types de caisses :

- les systèmes de caisse autonomes, souvent dénommés « caisses enregistreuses » : ils ont la capacité d'enregistrer des données de règlement mais ils n'ont pas la capacité d'être paramétrés pour avoir un fonctionnement en communication avec d'autres systèmes de caisse ou avec un système centralisateur d'encaissement ;

- les systèmes de caisse reliés à un système informatisé capables d'enregistrer, de sécuriser et d'archiver les données d'encaissement en temps réel directement dans le système ; selon le cas, ils génèrent ou non directement les écritures comptables ;

- les logiciels d'encaissement installés sur un ordinateur ou des ordinateurs (en réseau ou non) : outre les fonctionnalités d'enregistrement, de sécurisation et d'archivage des données d'encaissement en temps réel directement dans le système, ils disposent de fonctionnalités comptables (tenue des écritures comptables) et plus largement incorporent une gestion comptable et financière.

Dans tous les cas pour le premier type de caisses et suivant le cas, pour certaines caisses du deuxième type, les écritures comptables ne sont pas directement générées par le système de caisse à partir des données d'encaissement enregistrées. Les données d'encaissement sont alors exportées (par exemple à l'aide d'une clé usb, ou par leur remontée vers un ordinateur ou un serveur via un logiciel de « back office ») pour permettre la tenue de la comptabilité et des écritures du livre-journal.

Sont ainsi concernés tous les systèmes informatisés comptables, tous les systèmes de gestion commerciale et d'encaissement qui enregistrent des données ou informations concourant à la détermination du résultat comptable, et plus généralement, tous les systèmes de caisse, c'est-à-dire tous les matériels permettant l'enregistrement des opérations d'encaissement, notamment de ventes et de prestations de services. Le droit de communication s'exerce donc aussi sur les caisses enregistreuses non informatisées.

2. Personnes visées par le droit de communication
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Sont soumis à ce droit de communication :

- les concepteurs des logiciels de comptabilité ou de gestion ou des systèmes de caisse : on entend par concepteur l'auteur du logiciel au sens du code de la propriété intellectuelle (C. prop. intell., art. L. 113-1) ; lorsque le logiciel a été créé par un employé dans l'exercice de ses fonctions ou d'après les instructions de son employeur, le concepteur s'entend à la fois du salarié et de l'employeur, ce dernier étant en principe seul habilité à exercer les droits patrimoniaux sur le logiciel ainsi créé, conformément à l'article L. 113-9 du code de la propriété intellectuelle ;

- les éditeurs de ces mêmes logiciels et systèmes de caisse ;

- et plus généralement, toute personne qui intervient techniquement sur les fonctionnalités de ces produits et affecte, par son intervention, directement ou indirectement, la tenue des écritures mentionnées au 1° de l'article 1743 du CGI, c'est-à-dire la tenue des écritures sur le livre-journal ou sur tout document en tenant lieu. Il est rappelé que le livre-journal, prévu à l'article L. 123-12 du code de commerce, à l'article L. 123-13 du code de commerce et à l'article L. 123-14 du code de commerce, doit enregistrer, opération par opération, et jour par jour, les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise. Entrent dans cette catégorie de personnes visées par le droit de communication, toutes les personnes impliquées dans la conception, la mise en place, l'installation, l'utilisation et la maintenance des logiciels et systèmes de caisse. A ce titre, sont concernées toutes les personnes qui manipulent le logiciel ou le système de caisse et en modifient à cette occasion une ou plusieurs fonctionnalités servant directement ou indirectement à l'enregistrement des écritures du livre-journal. Il peut par exemple s'agir d'une entreprise tierce à laquelle le concepteur du logiciel a commandé le développement de fonctionnalités permettant la modification a posteriori, sans trace, des opérations saisies. Sont également visées les personnes qui fournissent un matériel complémentaire au logiciel ou au système de caisse qui permet de modifier les données d'encaissement enregistrées par ce logiciel ou ce système de caisse, que ce soit dans le logiciel ou le système lui-même ou en dehors de ce logiciel ou système, après l'export des données.

Sont visées par le droit de communication aussi bien les personnes qui interviennent sur les logiciels et systèmes de caisse dans le cadre d'une activité professionnelle que celles qui interviennent dans un cadre privé.

Les distributeurs ou revendeurs de ces logiciels ou systèmes de caisse ne sont pas visés par ce droit de communication lorsque leur prestation se limite à la seule distribution ou revente des produits.

En revanche, les distributeurs ou revendeurs entrent dans le champ d'application du droit de communication lorsqu'ils interviennent techniquement sur les fonctionnalités des produits qu'ils distribuent, notamment à l'occasion de l'installation ou de la mise à jour de ces produits, par exemple en fournissant avec le logiciel ou le système de caisse un programme spécifique permettant la modification des données dans la comptabilité informatisée ou en adaptant le logiciel qu'ils distribuent aux demandes spécifiques de leurs clients ou encore en fournissant un matériel complémentaire au logiciel ou au système de caisse (clé USB, CD-Rom, etc.) qui permet de modifier les données d'encaissement enregistrées par ce logiciel ou ce système de caisse, que ce soit dans le logiciel ou le système lui-même ou en dehors de ce logiciel ou système, après l'export des données.

Lorsque les distributeurs ou revendeurs entrent dans le champ d'application du droit de communication, cette procédure peut être mise en œuvre indépendamment de son exercice ou non à l'égard du concepteur ou de l'éditeur du logiciel ou du système de caisse distribué ou vendu. Peu importe également le pays d'origine du produit distribué ou revendu.

3. Documents et informations sur lesquels porte le droit de communication
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Les documents et informations visés par le droit de communication sont tous les codes, données, traitements ou documentation se rattachant aux logiciels et systèmes de caisse mentionnés au XIII-A-1 § 180. Il s'agit notamment du code source des logiciels (instructions qui doivent être exécutées par un microprocesseur, matérialisées le plus souvent sous la forme d'un ensemble de fichiers textes), et plus généralement de toutes les données, tous les traitements et toute la documentation se rapportant aux logiciels ou systèmes de caisse, utiles à la compréhension du fonctionnement et à l'utilisation de ces produits, notamment dans leurs fonctions de sauvegarde ou d'archivage des données.

Est ainsi concerné l'ensemble documentaire retraçant les différentes phases du processus de conception, d'exploitation et de maintenance du système informatique, qui comprend notamment :

- le dossier de conception générale ;

- le dossier des spécifications fonctionnelles ;

- les dossiers technique, organisationnel et d'architecture ;

- le dossier de maintenance ;

- le dossier d'exploitation ;

- le dossier utilisateur.

Bien entendu, le droit de communication exercé auprès d'une personne ne s'applique que pour la documentation se rattachant au produit qu'elle a conçu ou édité. Lorsqu'une personne n'est intervenue techniquement que sur une partie des fonctionnalités du produit, le droit de communication exercé auprès de cette personne ne s'applique que pour la documentation se rattachant aux fonctionnalités qu'elle a développées sur ce produit et aux autres fonctionnalités directement ou indirectement impactées par ces développements.

Ces documents peuvent être conservés sur tout support, rédigé en français, au choix de la personne tenue de les présenter (support papier ou support informatique).

En application de l'article L. 102 D du LPF, ces renseignements doivent être conservés jusqu'à l'expiration de la troisième année suivant celle au cours de laquelle le logiciel ou le système de caisse a cessé d'être diffusé (BOI-CF-COM-10-10-30-10 au I § 55).

B. Sanction
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Le manquement à cette obligation de communication entraîne l'application de l'amende prévue à l'article 1734 du CGI (BOI-CF-INF-10-40-20 au II-B § 25).